La factura electrónica ya está aquí
una nueva incorporación en la versión 8 de Nexus
En su versión 8 Nexus incorpora la factura electrónica como un producto estándar e integrado con el resto de funcionalidades de gestión de la empresa. Esto representa que los clientes de SIE no deben adquirir ningún módulo adicional ni incurrir en costes adicionales a los de actualización del producto, para empezar a utilizar la nueva modalidad de facturación que se está implantando a pasos agigantados en nuestros país y que en breve será el proceso normal de transacción en todas las empresas.
Una factura es un documento que refleja la entrega de un producto o servicio. En la factura, por tanto, se detallan los datos del expedidor, los del receptor, la forma de pago y el detalle de los productos o servicios vendidos, con sus condiciones. Y es el único justificante que da derecho al receptor a la deducción del IVA.
Hasta ahora el proceso de facturación tenía unos pasos muy determinados, tanto en el emisor como en el
receptor de la factura.
En el emisor se editaba, se imprimía, se manipulaba y ensobraba, se franqueaba y se enviaba por correo postal.
En el receptor se recibía, se registraba, se conciliaba, se entraba en el sistema informático, era contabilizada,
archivada y finalmente se pagaba.
Con la factura electrónica se resuelve toda la problemática de transmisión de la factura. Dicho de otra manera, la
factura electrónica consiste en la transmisión de facturas entre el emisor y el receptor, por medios electrónicos
(ficheros informáticos) o telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados cualificados
y con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.
Así el proceso de facturación sería el siguiente:
Por parte del emisor únicamente debe emitir la factura y enviarla por correo electrónico. Para el receptor el
proceso de entrada no varía, pero en un futuro breve tanto la entrada en el sistema informático como la
contabilización de la factura será un proceso completamente automatizado, con todas las ventajas que esto lleva
consigo. También es importante destacar que el receptor no requiere imprimir ni archivar el documento en papel,
siempre que pueda garantizar la integridad de su base de datos.
Facturae
Para que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe cumplir una serie de condiciones marcadas por la Agencia Tributaria.
- 1) Se necesita un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad (Edifact, XML, PDF, HTML, GIF,
JPEG o TXT, entre otros). - 2) Es necesario una transmisión telemática (tiene que partir de un ordenador y ser recogida por otro ordenador.
- 3) Este formato electrónico y transmisión telemática, deben garantizar su integridad y autenticidad a través de
una firma electrónica reconocida.
Nexus permite todo este proceso y además determinar que clientes quieren recibir las facturas en formato Facturae., pudiendo también enviarlos en ficheros de tipo PDF.
Tanto con Facturae como con PDF Nexus puede firmar con la firma electrónica que se haya determinado. Con ello las soluciones de gestión de SIE se ponen al día con este nuevo sistema de facturación que permitirá simplificar el proceso de facturación, a la par que se ha calculado que representará para las empresas que lo adopten un ahorro de 15.000 millones de euros anuales. Y ello sin contar las ventajas que la factura electrónica tendrá para nuestras pymes.
Las ventajas de la factura electrónica
- 1) Disminución de los costes de emisión de factura en casi un Euro por cada factura emitida.
- 2) Disminución de los costes de recepción de más de dos Euros por factura recibida
- 3) Mejora sustancial en el manejo de documentos.
- 4) Garantía de entrega de facturas al 100% de los destinatarios.
- 5) Óptimo resguardo de la información.
- 6) Mayor fiabilidad y disponibilidad de datos críticos
- 7) Gestión mejorada de la relación con el cliente
- 8) Mejora de imagen frente a los clientes.
- 9) Optimización de procesos.
- 10) Mejora de la gestión financiera y operacional.
- 11) Y la NO tala de un bosque del tamaño de 700 campos de fútbol, CADA AÑO!.
